Distansmöten
Vid särskilda omständigheter kan sammanträden behöva genomföras med ledamöter och ersättare deltagande på distans via mötesforumet Teams. Det är ordförande som tar ett sådant beslut.
Inför mötet
Det är lika viktigt att komma i tid till ett videomöte som till ett fysiskt möte. Koppla därför upp dig mot mötet 30 minuter innan det egentligen börjar. Om du förberett dig innan så är chansen större att du hinner lösa eventuella tekniska problem som skulle kunna uppstå.
Tänk på att din enhet behöver ha fulladdat batteri, eller se till att din enhet har tillgång till ström under mötet.
Det är viktigt att du som deltar på ett möte via länk planerar för att delta under hela mötet. Anledningen är att närvaron inte kan justeras lika enkelt som vid ett fysiskt möte, det är inte lika lätt att komma och gå. Kan du inte närvara under hela mötet behöver du bli ersatt. Stäm av detta med ditt partis gruppledare i god tid innan mötet.
Är du osäker på hur du hanterar tekniken så kontakta administrativa enheten i god tid innan mötet, vänta inte till samma dag.
Anslut till mötet
En länk till mötet finns i det mejl som har skickats till dig från kommunsekreteraren. För säkerhets skull kommer du att få dels ett mejl med en möteslänk och en kalenderbokning i Outlook. Klicka på länken och följ instruktionerna. Du kan ansluta till mötet via din iPad eller via en egen dator/telefon.
Internetuppkoppling
Kontrollera att du har stabil internetuppkoppling. Om det skulle vara så att din uppkoppling är för svag eller om andra tekniska problem uppstår som hindrar dig från att se och höra, kommer du inte ha möjlighet att tjänstgöra.
Om din internetuppkoppling bryts, testa då att koppla upp dig igen mot mötet.
Om din uppkoppling bryts mer än bara tillfälligt under mötet ska du kontakta
IT-support som finns tillgängliga under hela fullmäktiges sammanträde. (Mycket kortvariga bortfall av ljud- och/eller bildöverföring kan accepteras).
Ljud
Använd med fördel ett headset med mikrofon, ljudet blir bättre både för dig när du lyssnar och för andra när du pratar.
Var noga med att stänga av din mikrofon i Teams när du inte pratar annars blir det lätt störande ljud. När det är ett streck över mikrofon-ikonen hörs du inte.
Bild
Vid uppropet och när du ska prata så är det viktigt att du syns i bild. Därför måste du sätta på din kamera. Det gör du genom att trycka på den lilla filmkamera-ikonen i menyraden.
Var sitter du?
Fundera på vart du sitter under mötet.
- Sitt gärna ensam och störningsfritt.
- Det är inte tillåtet att sitta i en offentlig miljö.
- Om flera tjänstgörande väljer att sitta i samma lokal ska var och en använda sin egen kamera på sin enhet.
- Sitt gärna med en vägg bakom dig utan för mycket som distraherar.
- Det är inte tillåtet att ”blurra” bakgrunden genom funktionen i Teams.
- Sitt inte direkt framför ett fönster, då det blir för mycket motljus och du syns dåligt för de andra mötesdeltagarna.
Skapa egna Teamsmöten med iPad
Det går att skapa ett eget Teamsmöte på iPad. Gör då enligt följande:
- Öppna Kalender i Teamsappen och tryck på plus (+) tecknet.
- Välj en rubrik, deltagare och när mötet ska vara och tryck på klar. Inbjudan till deltagare går då iväg och mötet skapas i kalendern.
- För att ansluta till mötet tryck på mötesbokningen i kalendern därefter på anslutknappen.
Om du önskar en manual eller hjälp att skapa möte ska du kontakta IT-supporten.
Handlingarna till mötet
Handlingarna som hör till de olika ärendena ska du titta på via en annan enhet, till exempel din privata dator eller telefon, dock inte på iPad:en eftersom du då inte kan se de andra mötesdeltagarna samtidigt. Du behöver alltså logga in på Assistenten för att se handlingarna på en annan enhet än den du använder för att koppla upp dig på mötet.
Under mötet
Upprop
Mikrofonen ska alltid vara avstängd förutom när du begär ordet och när beslut ska tas. Vid uppropet är det viktigt att du svarar ”JA” samt sakta säger ditt namn och att du deltar. Det beror på att Teams ska hinna känna av vem som pratar och då hinna visa bilden för varje deltagare. Säg till exempel ”Ja, Anna Andersson, tjänstgörande ledamot”. Efter att du svarat på uppropet ska du stänga av mikrofonen.
Begära ordet
Om du vill begära ordet ska skriva det i chatten. Chatten kommer du till genom att trycka på den lilla pratbubblan i menyraden. Obs! Chatten ska enbart användas för detta syfte, det vill säga för att begära ordet.
Replik
Om du vill begära replik på ett anförande ska du ”räcka upp handen”. Det gör du genom att trycka på hand-ikonen som finns i menyraden.
Yrkanden
Om du vid ditt anförande har ett ändringsyrkande, ett tilläggsyrkande eller ett nytt yrkande är det extra viktigt att du tydligt informerar om detta.
Beslut
När beslut ska tas frågar ordföranden, efter att sekreteraren läst upp kommunstyrelsens förslag till beslut: ”Någon däremot?” Då svarar de som är emot liggande förslag JA. Övriga är tysta. Vid ett digitalt möte är detta sätt att föredra, då det vid den annars vanliga formuleringen ”Kan fullmäktige besluta i enlighet med kommunstyrelsens förslag?”, finns risk för att de som svarar nej inte hörs. Obs. Kom ihåg att sätta på mikrofonen när du svarar.
Omröstning
Omröstning görs på motsvarande sätt som vid upprop: du ska synas i bild, sätt på din mikrofon och svara tydligt med JA eller NEJ när sekreteraren läser upp ditt namn. Sedan stänger du av mikrofonen igen.
Så kallad sluten omröstning är inte möjlig att genomföra på distans. Sådana ärenden får anstå till dess att fysiskt möte genomförs.
Ajournering
Om mötet ajourneras ska samtliga deltagare stänga av sin mikrofon och sin bild. Efter ajourneringen görs en ny avstämning för att se att samtliga är på plats. Tid för återsamling efter ajourneringen bestäms innan ajourneringen påbörjas.