Tydligare information och enklare service i fokus
Det ska bli enklare för invånare och företag att hitta information, få vägledning och förstå kommunens beslut. Genom projektet Förenkla Helt Enkelt 2.0 utvecklar Mariestads kommun sin service inom miljö- och byggområdet. Flera insatser är genomförda och arbetet fortsätter med tydligare webbtexter och bättre stöd i kontakten med kommunen.
Projektet syftar till att förbättra bemötandet och göra det tydligare vad invånare och företag kan förvänta sig när de exempelvis ska sök tillstånd, bygglov eller behöver rådgivning. En viktig del är att utveckla verksamhetens arbetssätt och skapa förutsättningar för en mer tillgänglig och enhetlig service. Förenkla Helt Enkelt 2.0 har pågått under 2025 och 2026.
– Vi vill göra det lättare att ha kontakt med kommunen. Det handlar både om att ge tydlig information från början och om att utveckla våra arbetssätt så att invånare och företag får bra vägledning genom hela processen, säger Hanna Hagelin, verksamhetsutvecklare och projektledare för Förenkla helt enkelt 2.0.
Tydligare information och lättbegripliga beslut
Inom projektet har Mariestads kommun genomfört informationsinsatser riktade till näringslivet om bygglovsregler och upphandling. Arbetet ska göra informationen mer tillgänglig och öka kännedomen om de förenklingar som genomförs.
En utbildningsinsats om att skriva lättbegripliga och rättssäkra myndighetsbeslut inom miljö- och byggområdet är också avslutad. Syftet är att besluten ska vara enklare att förstå för den som tar emot dem, samtidigt som de uppfyller de juridiska kraven.
– Ett beslut ska inte bara vara korrekt. Den som tar emot det behöver också förstå vad det innebär och varför vi har gjort en viss bedömning. Därför är tydligt språk en viktig del av verksamhetens utveckling, säger Niklas Brandt, samhällsbyggnadschef i Mariestads kommun.
Enklare webbtexter och stöd till servicecenter
Arbetet med att klarspråksanpassa informationen på kommunens webbplats kopplat till miljö- och byggärenden pågår året ut. Kommunikationsenheten och verksamheten gör arbetet tillsammans, med fokus på att informationen ska vara lättare att förstå och hitta.
Samtidigt tas ett gemensamt material med frågor och svar fram. Det ska förbereda Servicecenter för att ta emot de första samtalen inom miljö- och byggområdet och ge stöd i den inledande kontakten med invånare och företag.
– Utvecklingen ska utgå från de behov som finns hos dem som kontaktar oss. Tydligare information och bättre stöd för vanliga frågor kan samtidigt ge verksamheten bättre förutsättningar att hjälpa till i ärenden som kräver personlig kontakt, säger Hanna Hagelin.
För att skapa ett underlag för fortsatt verksamhetsutveckling kartlägger kommunen också behoven av ett nytt verksamhetssystem och vilka lösningar som finns på marknaden. Projektet omfattar däremot inte upphandling eller inköp av ett sådant system.
Digital vägledning för bygglovsfrågor
Som en del av det fortsatta arbetet har beslut om att införskaffa ett AI-baserat frågestöd för bygglovsfrågor tagits. Tanken är att invånare och företag ska kunna få snabb och enhetlig vägledning utifrån kvalitetssäkrad information från Mariestads kommuns- och Boverkets webbplatser.
Stödet ska inte fatta beslut eller bedöma enskilda ärenden, utan vara ett rådgivande stöd i frågor om exempelvis bygglov. Kommunen har även slutfört införandet av ett digitalt bokningssystem för hallar och lokaler inom ramen för projektet.
– Det gäller att hela tiden fortsätta att utvecklas. Tekniken går fort framåt inom informationsområdet och som kommuninvånare finns en förväntan att kommunen hänger med. Ett system eller arbetssätt som är bra idag riskerar att vara halvbra om fem år och ganska passé om tio – så bara för att detta projekt tar slut vid årsskiftet slutar inte vår att strävan att fortsätta utveckla och förenkla våra arbetssätt, avslutar Niklas Brandt.
Du kan läsa mer om de enskilda insatserna i projektet på sidan Förenkla helt enkelt 2.0.