Informationssäkerhet för dig som förtroendevald

Inloggning och lösenord

Dina lösenord är strängt personliga och ska hanteras därefter. Du själv kan bli misstänkt om någon använder din behörighet för olämpliga ändamål. Du ska därför:

• Aldrig avslöja eller ”låna ut” ditt lösenord.
  
• Skydda lösenordet väl, inte skriva ner det på papper eller spara på plats där andra kan komma åt det.
  
• Omedelbart byta lösenord om du misstänker att någon kan känna till det.
  
• Aldrig använda samma lösenord för flera system.

Lösenord blir generellt sett starkare, svårare att gissa, ju längre det är.

Regler för hantering av sekretessbelagd information

I din roll som förtroendevald kan du få information som är sekretessbelagd enligt Offentlighets- och sekretesslagen. Det kan t.ex. röra sig om känslig information om medborgare, information om sårbarheter i samhällsviktig verksamhet eller information om kommunens medverkan i totalförsvaret. Sådan information får inte föras vidare till någon som inte hanterar ärendet ifråga.

Informationen kan lämnas i pappersform, muntligen eller digitalt via Assistenten.

Pappershandlingar ska hanteras med stor varsamhet. När du får del av sådana är viktigt att du säkerställer att ingen obehörig kan läsa handlingarna. Det inkluderar att inte lägga ifrån dig handlingarna obevakade annat än i det egna hemmet. När du förvarar dem hemma ska du skydda dem från att läsas av andra personer, inklusive anhöriga.

Om du misstänker att information kan ha spritts till obehöriga måste en incidentrapport snabbt göras. Kontakta din nämndsekreterare eller kommunens informationssäkerhetssamordnare för att göra det.

Regler för hantering av iPad

Under tiden som ordinarie ledamot kan du få låna en iPad. För att din användning ska bli smidig och säker finns regler för hur enheten ska hanteras.

Reglerna nedan är en grundnivå för hantering av iPad. Utöver dessa, använd sunt förnuft för att förhindra att den skadas eller förloras.

Lås iPad

Lås enheten när du inte har den under uppsikt. Det görs genom att trycka på övre knappen på iPaden.

Undvik stöld

Minimera risk att utrustningen stjäls. Förvara alltid enheten på en säker plats.

Ansluta till wi-fi

Om du behöver ansluta till andra nätverk än det du har i hemmet eller kommunens ska du, så långt det är praktiskt möjligt, försäkra dig om att nätverket är säkert. Det är exempelvis tillåtet att ansluta sig till tågbolagets nätverk, att ansluta sig till nätverk på konferensanläggningar och hotell så länge du säkerställer att det verkligen är deras nätverk du ansluter till. Det är däremot inte tillåtet att ansluta sig till okända nätverk.

I din iPad finns ett SIM-kort som gör det möjligt att surfa utan att vara ansluten till ett nätverk. Om surfmängden tagit slut kan du koppla upp din iPad mot din telefon för att surfa via den.

Insyn

Se till att ingen obehörig kan se skärmen om du behandlar känslig information.

Att (inte) låna ut iPad

Enheten är tänkt att användas av dig. Det är inte tillåtet för anhöriga, vänner eller någon annan att använda den.

Inloggning med mobilt bankID

Du som får sekretessbelagd information via Assistenten måste logga in med mobilt bankID. Det är en nödvändig säkerhetsåtgärd för att säkerställa att det är rätt person som får tillgång till känslig information.

Om något går snett

Om du får problem med din iPad eller om den försvinner ska du kontakta IT-support.

Om du behöver återställa ditt lösenord så hittar du information om hur du gör på sidan Lösenord.

Kontakta din nämndsekreterare vid frågor om Assistenten (tjänsten du använder för att få tillgång till nämndhandlingar).

Om du har frågor kring informationssäkerhet – kontakta informationssäkerhetssamordnare.

Regler för hantering av e-post

Det finns några grundläggande saker att tänka på för att hantera e-posten på ett säkert sätt.

Kontrollera regelbundet e-postlådan

Som förtroendevald har du en e-postadress kopplad till din kommun. Kommunens personal använder e-posten som det huvudsakliga sättet att kommunicera med dig. Många andra kan också försöka nå dig via e-post och förväntar sig att du läser den. Därför är det viktigt att du regelbundet kontrollerar e-postlådan.

Hantering av länkar och bilagor

Klicka inte på okända länkar och öppna inte okända bilagor som kommer via mail. Ring IT-support vid osäkerhet.

Skicka inte känslig information via e-post

Information som är sekretessbelagd eller utgör känsliga personuppgifter får inte skickas via e-post. Sekretessbelagd information är exempelvis sådant som gäller individärenden inom socialnämndens område, personärenden inom överförmyndarens områden eller anbud.

Känsliga personuppgifter är exempelvis sådant som rör en individs hälsa, en individs fackliga, politiska eller religiösa åsikt eller en individs ras. Som förtroendevald eller på annat sätt aktiv politiker där man frivilligt avslöjat sin politiska åsikt finns så klart inget förbud mot att kommunicera det i e-post.