Distansmöten

Under rådande omständigheter och för att följa Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd om allas ansvar att förhindra smitta av covid-19 kan sammanträden behöva genomföras med ledamöter och ersättare deltagande på distans via mötesforumet Teams. Ordförande kommer att ta beslut inför varje möte.

Inför mötet

Det är lika viktigt att komma i tid till ett videomöte som till ett fysiskt möte. Koppla därför upp dig mot mötet 30 minuter innan det egentligen börjar. Om du förberett dig innan så är chansen större att du hinner lösa eventuella tekniska problem som skulle kunna uppstå.

Tänk på att din enhet behöver ha fulladdat batteri, eller se till att din enhet har tillgång till ström under mötet.

Det är viktigt att du som deltar på ett möte via länk planerar för att delta under hela mötet. Anledningen är att närvaron inte kan justeras lika enkelt som vid ett fysiskt möte, det är inte lika lätt att komma och gå. Kan du inte närvara under hela mötet behöver du bli ersatt. Stäm av detta med ditt partis gruppledare i god tid innan mötet.

Anslut till mötet

En länk till mötet finns i det mejl som har skickats till dig från kommunsekreteraren. För säkerhets skull kommer du att få dels ett mejl med en möteslänk och en kalenderbokning i Outlook. Klicka på länken och följ instruktionerna. Du kan ansluta till mötet via din iPad eller via en egen dator/telefon.

Internetuppkoppling

Kontrollera att du har stabil internetuppkoppling. Om det skulle vara så att din uppkoppling är för svag eller om andra tekniska problem uppstår som hindrar dig från att se och höra, kommer du inte ha möjlighet att tjänstgöra.

Om din internetuppkoppling bryts, testa då att koppla upp dig igen mot mötet.
Om din uppkoppling bryts mer än bara tillfälligt under mötet ska du kontakta
IT-support som finns tillgängliga under hela fullmäktiges sammanträde. (Mycket kortvariga bortfall av ljud- och/eller bildöverföring kan accepteras).

Ljud

Använd med fördel ett headset med mikrofon, ljudet blir bättre både för dig när du lyssnar och för andra när du pratar.

Var noga med att stänga av din mikrofon i Teams när du inte pratar annars blir det lätt störande ljud. När det är ett streck över mikrofon-ikonen hörs du inte.

Bild

Vid uppropet och när du ska prata så är det viktigt att du syns i bild. Därför måste du sätta på din kamera. Det gör du genom att trycka på den lilla filmkamera-ikonen i menyraden.

Var sitter du?

Fundera på vart du sitter under mötet.

  • Sitt gärna ensam och störningsfritt.
  • Det är inte tillåtet att sitta i en offentlig miljö.
  • Om flera tjänstgörande väljer att sitta i samma lokal ska var och en använda sin egen kamera på sin enhet.
  • Sitt gärna med en vägg bakom dig utan för mycket som distraherar.
  • Det är inte tillåtet att ”blurra” bakgrunden genom funktionen i Teams.
  • Sitt inte direkt framför ett fönster, då det blir för mycket motljus och du syns dåligt för de andra mötesdeltagarna.

Handlingarna till mötet

Handlingarna som hör till de olika ärendena ska du titta på via en annan enhet, till exempel din privata dator eller telefon, dock inte på iPad:en eftersom du då inte kan se de andra mötesdeltagarna samtidigt. Du behöver alltså logga in på Assistenten för att se handlingarna på en annan enhet än den du använder för att koppla upp dig på mötet.

Under mötet

Läs mer om hur det går till under själva mötet i dokumentet: Manual för distansdeltagande på kommunfullmäktige eller Manual för distansdeltagande på polistiska sammanträden (för nämnder).

Är du osäker på hur du hanterar tekniken så kontakta administrativa enheten i god tid innan mötet, vänta inte till samma dag.

Skapa egna Teamsmöten med iPad

Vill du som förtroendevald i Mariestads kommun själv kunna skapa Teamsmöten på din kommunala iPad? IT har tagit fram en manual för att skapa möten samt en manual för tillvägagångssätt om kalendern inte syns eller fungerar som den ska. Du hittar manualerna under rubiken dokument.

Sidan senast uppdaterad: