Manual för att söka arvode

Denna manual riktar sig till dig som förtroendevald och visar hur du snabbt och enkelt begär ersättning för sammanträden, resor och förlorad arbetsinkomst med hjälp av Vismas E-tjänst.

Om du har frågor eller behöver hjälp är du alltid välkommen att kontakta lönekontoret så svarar de på dina funderingar eller hjälper dig att ta reda på svaret.

Det är några huvudfaktorer som behöver vara uppfyllda innan du kan söka ersättning.

BankID

För att kunna logga in i e-tjänsten behöver du ett Bank ID. Det går bra med Bank ID på fil eller ett Mobilt Bank ID. Om du inte redan har ett så ta kontakt med din bank så hjälper de dig, de flesta banker har att det ingår som en ordinarie tjänst när man är kund hos dem.
Bank ID används för att säkerställa att det är rätt person som loggar in för att begära ersättningen.

Protokollförda sammanträden, närvaroregistrering i Ciceron

Vilka sammanträden du kan söka ersättning för hämtas från de sammanträden som du är inlagd på i Ciceron. Det är först när du har närvaroregistrerats där som du kan söka fram sammanträdet i e-tjänsten och begära ersättning för det.

Ej protokollförda sammanträden, förrättning etc.

Det går också att söka ersättning för sammanträden som inte protokollförs i Ciceron. Men tänk på att rutinen för att få beviljat t.ex. en utbildning, konferens eller liknande fortfarande är densamma. Det ska alltså vara godkänt innan du kan åka och innan du kan söka ersättningen.

Åtkomst till tjänsten

Du kan komma åt e-tjänsten vart som helst ifrån. De flesta har fått en länk utskickad till sin surfplatta. De som inte har det rekommenderas spara en länk till e-tjänsteplattformen som en favorit eller en genväg.
Huvudvägen in går via Mariestads självserviceportal. Den hittar du genom att klicka på ”Självservice” när du är inne på www.mariestad.se alternativt genom att surfa in på e-tjanster.mariestad.se (länk under Relaterad information).

Så här gör du

När du hittat e-tjänsten i e-tjänsteplattformen så finns först en kort information och sedan en stor grön länkknapp som tar dig vidare till inloggningssidan.

Logga in

Efter att du klickat dig vidare till e-tjänsten så får du välja inloggningssätt. Det går att logga in antingen med BankID (installerat på fil på din dator) eller med Mobilt BankID. Välj den inloggningsmetod som du önskar.

Protokollfört sammanträde

Nedan följer stegen för att söka ersättning för ett protokollfört sammanträde.

Välj möte

Det första du ska göra är att välja vilket datum det möte du ska söka ersättning för har ägt rum. Antingen skriver du datumet i formatet åååå-mm-dd eller så klickar du på ”Välj datum” och väljer datumet i kalendern. Klicka sedan på ”Hämta möten”. E-tjänsten gör då en sökning mot Ciceron och hämtar de möten där du närvarat det aktuella datumet.
Du kan sedan välja vilken nämnd/förvaltning och sammanträde/förrättning som ansökan avser i de två rullgardinsmenyerna. Klicka på ”Nästa” för att gå vidare.

Underlag för ersättning

I nästa steg fyller du i detaljerna kring sammanträdet, och även om du söker ersättning för förlorad arbetsinkomst och eventuell reseersättning.
Denna bild kan skilja sig beroende på vilken nämnd man söker ersättning för, i exemplet visas ett sammanträde i Kommunstyrelsen. Samtliga fält markerade med en röd asterisk är obligatoriska. Beroende på vilken nämnd man söker för kan det finnas nämndspecifika tillägg. t.ex. inläsningsarvode för KSAU. Dessa begär du genom att kryssa i kryssrutan som då visas.
Ditt namn, personnummer och e-postadress är alltid förifyllt. Vid händelse att din begäran om ersättning avslås, t.ex. om du angett felaktiga uppgifter, så skickas ett meddelande till den angivna e-postadressen och du får göra en ny ansökan.
Fyll i de efterfrågade uppgifterna och klicka på ”Nästa” för att komma vidare.

Granska

När du fyllt i alla uppgifter och klickat på ”Nästa” så kommer du till en sammanfattning av din ansökan. Läs igenom och kontrollera så att alla uppgifter stämmer. Längst ned får du sedan godkänna att dina personuppgifter hanteras enligt GDPR och du kan sedan skicka in ansökan för attest.

Ej protokollfört sammanträde

En ej protokollförd förrättning eller sammanträde är ett sammanträde som inte har protokollförts i Ciceron. Det kan vara ett sammanträde med ett kommunalt bolag, eller liknande som du har rätt att söka ersättning för.

Ansökan om ersättning för ej protokollfört sammanträde/förrättning

Logga in i e-tjänsten precis som presenterat i styckena innan och fortsätt med att fylla i mötesdatum. Du kan antingen skriva in datumet i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD eller så väljer du datumet genom att klicka ”Välj datum”.
Skillnaden nu är att du inte ska klicka på ”Hämta möten”. Utan kryssa istället i rutan ”Klicka här för att skapa ett förrättningsprotokoll”. Om du klickar på ”Hämta möten” så kommer du be e-tjänsten att titta på de sammanträden du deltagit på som protokollförts i Ciceron så systemet kommer därför inte få någon träff.

Välj sedan vilken nämnd/förvaltning ansökan avser. Den sista rutan blir nu ett fritextfält där du kan skriva en kort text som förklarar vad ansökan avser. Klicka sedan på ”Nästa” för att komma vidare.

På nästa sida finns då några ytterligare fält som du får fylla i angående tidpunkt för sammanträdet/ förrättningen. Mötesdatum, från är redan ifyllt och kommer från datumet du valde på första sidan. Men du får även fylla i Mötesdatum till (ÅÅÅÅ-MM-DD) och fälten Från kl (HH:MM) och Till kl (HH:MM) se skärmbild med exempel nedan.

Längre ned på samma sida fyller du sedan i hur många timmar du söker sammanträdesarvode för, om du söker ersättning för förlorad arbetsinkomst samt för resa till sammanträdet med egen bil, se bildexempel nedan. Klicka sedan på ”Nästa” för att komma till översikten och godkänna hantering av personuppgifter enligt GDPR och klicka därefter på ”Skicka”.

Om du vill ha manueln som en pdf kan du kontakta din nämndsekreterare.

Publicerad: 13 november 2023 Uppdaterad: 12 april 2024

Kontakt

Enheten för demokratistödinfo@mariestad.se