Kokousten puheenjohtajana toimii kunnanhallituksen puheenjohtaja ja sihteerinä koordinaattori.
Kerran vuodessa järjestetään avoin neuvonpito, johon kaikki kiinnostuneet kunnan asukkaat ovat tervetulleita osallistumaan.
Neuvonpitoryhmän jäsenet:
- Juha Sarajärvi – Mariestadin Suomi-Seura
- Birgit Selmosson – Mariestadin Suomi-Seura
- Sirkka Taiminen – Mariestadin Suomi-Seura, eläkeläisjaosto Nopsat
- Raimo Kilpinen – Mariestadin suomenkielinen eläkeläisyhdistys Mainiot
- Riitta Kilpinen – Mariestadin suomenkielinen eläkeläisyhdistys Mainiot
- Pia Pigg – Ruotsin kirkon suomenkielinen toiminta
- Lea Into – Helluntaiseurakunnan suomenkielinen ryhmä
- Tanja Henningsson – Lapsitoiminta
- Johan Abrahamsson – kunnanhallituksen puheenjohtaja
- Jan Hallström – sosiaalilautakunnan puheenjohtaja
- Anette Karlsson – koulutuslautakunnan puheenjohtaja
- Ewa Möller – esikoulutoiminnan johtaja
- Martin Hermansson – kulttuurikoordinaattori
- Suomen kielen hallintoalueen koordinaattori
Neuvonpitoryhmän ohjesääntö sekä kokousmuistiinpanot löytyvät sivun laidasta.